哈尔滨理工大学关于举办国际会议的管理办法

第一章总则

第一条为加强学校的国际学术交流，提高国际影响力，学校鼓励具备条件的单位积极举办高水平的国际会议。为规范举办国际会议的管理，根据国家和地方相关规定，结合我校实际情况，特制定本办法。

第二章会议范围

第二条　本办法所称国际会议是指我校主（承）办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。

第三条　学校积极鼓励举办有较高专业水平的学术性国际会议，特别是序列性国际学术会议, 以促进我校教育事业发展、提高学校国际声望。

第四条　不得举办涉及领土主权、人权、民族和宗教、意识形态问题以及其他敏感问题的国际会议，以及内容重复、空泛、无明确目的的国际会议。

第三章组织管理

第五条　国际合作与交流处是学校国际会议的归口管理单位，根据上级和学校有关规定对以哈尔滨理工大学名义主办、合办和承办的国际会议进行校内审批,负责对会议涉外内容及环节进行管理和指导；党委宣传部负责对会议内容进行意识形态领域把关审核。

第六条　学院是举办国际会议的主体，在国际会议的筹办、举行和总结等各阶段中发挥主要作用。

第七条　举办单位应指派专人具体负责会议筹备工作，成立会议筹备秘书处或相应组织。根据需要，学校相关职能部门应提供支持与配合。

第四章申报审批

第八条　根据上级部门的审批权限和报批时限，举办单位原则上应在对外宣布前六个月向国际合作与交流处报送会议申请材料及《哈尔滨理工大学举办国际会议申请表》（附件1）；

第九条　其他单位主办、我校承办的国际会议，由校内具体参与组织单位向国际合作与交流处提供主办单位委托函及其所属省部级部门的会议批件。

第十条　如有港澳台地区与会人员，举办单位在确定参会人员名单后，应向校统战部提供参会代表姓名、性别、单位、职务、研究方向等信息。

第十一条　国际合作与交流处对举办国际会议的相关材料进行审核，并负责上报省外办审批。获批后，举办单位方可正式启动会议宣传并落实会务筹备和组织工作。

第十二条　会议结束后，举办单位应及时将会议期间形成的有关文字材料、重要照片、讲话录音和录像等材料归档，并于会后1个月内将《哈尔滨理工大学举办国际会议总结表》（附件2）提交至国际合作与交流处。

第五章保密管理

第十三条国际会议举办实行保密审查审批制度。主办单位或部门在举办会议前，应提交《哈尔滨理工大学对外交流保密审批表》（附件3）报国际合作与交流处审批。未经审批同意，任何单位不得接受境外人员来校参加会议及进行学术交流等相关活动。

第十四条国际会议举办要严格执行保密制度，议题及内容不得涉及国家秘密，不得超出或改变交流的范围，不得擅自向外方泄露属国家秘密或不宜公开的内部事项（包括未公开发表的重点科技发明和阶段性成果，以及正在试验中的新项目）。

第十五条对外提供文件资料和物品的，应当经过保密审查；涉及国家秘密的，应按国家有关规定审批，获得同意后方可提供。

第十六条国际会议举办过程中，如境外人员提出参观校园，应从实际出发，规定参观区域、路线，未经审批不得参观涉密场所、保密要害部门等。

第十七条国际会议结束后，根据工作需要，参加活动人员应接受国际合作与交流处访谈及审查。

第六章经费管理

第十八条　按照《黑龙江省省直机关会议费管理办法》（黑财规审〔2018〕25号）文件及学校财务相关管理规定，会议举办单位应合理编制会议预算，严格控制经费支出。

第十九条　依照国际会议惯例，会议举办单位可收取注册费（含版面费、食宿费等必要的费用），力争经费自筹，以会养会。

第二十条　禁止利用举办国际会议进行公费旅游、重复宴请、大吃大喝、赠送高档礼品，损害学校形象。

第二十一条　学校外事、科研、财务、审计等相关职能部门共同加强对国际会议的监督和检查，对违反外事纪律和财务规定的部门和个人将依照相关规定处理。

第七章附则

第二十二条　本办法适用于线上国际会议及双边会议。

第二十三条　本办法自公布之日起施行，由国际合作与交流处和财务处负责解释。

附件：